هزینههای معوق و پیشپرداختها
هزینههای معوق و پیشپرداختها، مخارجی هستند که الان پرداخت شدهاند اما کالا یا خدمات مربوط به آن هنوز دریافت یا مصرف نشده است.
این مخارج، تا زمانی که استفاده نشوند، برای شرکت دارایی محسوب میشوند؛ چون پول پرداخت شده اما هنوز خرج واقعی در صورت سود و زیان ایجاد نشده است.
به همین دلیل، این هزینهها نباید بلافاصله در صورت سود و زیان دوره جاری ثبت شوند، بلکه باید در ترازنامه نگهداری شوند تا زمانی که مصرفشان شروع شود.
وقتی زمان شناسایی این هزینهها فرا برسد، میتوان آنها را یکجا یا در یک دوره زمانی مشخص به صورت سود و زیان منتقل کرد.
مثال
فرض کنید برای یک سال بیمه، مبلغ چهل و هشت میلیون ریال را یکجا پرداخت میکنیم.
هزینه پرداخت شده، مربوط به دوازده ماه آینده است و هنوز مصرف نشده، پس آن را در حساب «پیشپرداخت» ثبت میکنیم و تصمیم میگیریم ماهبهماه آن را به هزینه تبدیل کنیم.
در نتیجه، هر ماه چهار میلیون ریال بهعنوان هزینه شناسایی میشود.
حسابداری اودوو این فرایند را بهصورت خودکار انجام میدهد و هزینههای معوق را طی چند ثبت دورهای به مرور در صورت سود و زیان شناسایی میکند.
پیکربندی
برای اینکه هزینههای معوق و درآمدهای معوق درست کار کنند، باید تنظیمات پیشفرض را مطابق نیاز کسبوکارتان بررسی کنید.
برای این کار به مسیر حسابداری ← پیکربندی ← تنظیمات بروید.
در این بخش گزینههای زیر وجود دارد:
دفتر
ثبتهای مربوط به انتقال هزینه یا درآمد به این دفتر حسابداری منتقل میشوند.
حساب هزینههای معوق
هزینهها تا زمانی که شناسایی شوند در این حساب (دارایی جاری) نگهداری میشوند.
حساب درآمدهای معوق
درآمدهایی که هنوز زمان شناسایی آنها نرسیده، در این حساب (بدهی جاری) ثبت میشوند.
شیوه ایجاد ثبتها
بهصورت پیشفرض، هنگام قطعی کردن فاکتور خرید، ثبتهای مربوط به انتقال هزینه بهصورت خودکار ساخته میشوند.
اگر بخواهید خودتان این ثبتها را بسازید، میتوانید حالت «ایجاد دستی و تجمیعی» را انتخاب کنید.
روش محاسبه مبلغ
فرض کنیم مبلغ چهل و هشت میلیون ریال باید در مدت دوازده ماه شناسایی شود.
حالت «بر اساس ماه»
در این روش، هر ماه چهار میلیون ریال محاسبه میشود، اما عدد ماه اول بر اساس تعداد روزهایی که از آن ماه باقی مانده محاسبه میشود.
مثلا اگر تاریخ شروع در روز پانزدهم باشد، ماه اول حدود دو میلیون ریال ثبت میشود.
حالت «ماه کامل»
در این روش، هر ماهی که حتی یک روز آن شروع شده باشد، ماه کامل در نظر گرفته میشود.
یعنی حتی اگر تاریخ شروع ۱۵ام باشد، ماه اول همچنان چهار میلیون ریال شناسایی میشود.
حالت «بر اساس روز»
در این روش، مبلغ هر ماه با توجه به تعداد روزهای آن ماه محاسبه میشود.
مثلا ماه سیویکروزه حدود چهار میلیون و دویست هزار ریال و ماه بیستوهشتروزه حدود سه میلیون و هفتصد هزار ریال شناسایی میشود.
اگر خواستی، همین بخش را با مثال ثبت حسابداریاش هم آماده میکنم.
ایجاد ثبتهای معوق هنگام قطعیکردن
برای هر سطر از فاکتور که باید معوق شود، تاریخ شروع و پایان دوره شناسایی را وارد کنید.
اگر گزینه ایجاد ثبتها روی «قطعیکردن فاکتور» باشد، اودوو هنگام قطعی شدن فاکتور ثبتهای معوق را بهصورت خودکار ایجاد میکند. برای دیدن آنها روی دکمه هوشمند «ثبتهای معوق» کلیک کنید.
یک ثبت، در همان تاریخ حسابداری فاکتور، مبلغ را از حساب هزینه به حساب هزینههای معوق منتقل میکند. بقیه ثبتها، ماهبهماه، مبلغ را از حساب هزینههای معوق به حساب هزینه منتقل میکنند تا هزینه شناسایی شود.
گزارشگیری
گزارش هزینههای معوق، خلاصهای از ثبتهای لازم برای هر حساب را محاسبه و نمایش میدهد. برای دسترسی به آن به مسیر حسابداری ← گزارش ← هزینه معوق بروید.
برای دیدن ردیفهای ثبتشده هر حساب، روی نام حساب و سپس روی ردیفهای سند کلیک کنید.
ایجاد دستی ثبتهای معوق تجمیعی
اگر تعداد زیادی درآمد یا هزینه معوق دارید و میخواهید تعداد اسناد حسابداری کمتر شود، میتوانید ثبتهای معوق را بهصورت دستی ایجاد کنید. برای این کار، در تنظیمات، گزینه «ایجاد دستی و تجمیعی» را فعال کنید. در این حالت، اودوو همه مبالغ معوق را در یک ثبت تجمیع میکند.
در پایان هر ماه، به گزارش هزینههای معوق بروید و روی دکمه ایجاد ثبتها کلیک کنید. این کار دو ثبت ایجاد میکند:
یک ثبت با تاریخ پایان ماه که مبالغ معوق همان ماه را برای هر حساب جمع میکند. با این ثبت، بخشی از هزینه معوق در آن دوره شناسایی میشود.
ثبت دوم، برگشت ثبت قبلی است که با تاریخ روز بعد (اول ماه بعد) ایجاد میشود تا ثبت پایان ماه را خنثی کند.