شرایط پرداخت و طرح‌های اقساطی

 شرایط پرداخت شامل تمام ضوابط و زمان‌بندی‌های مربوط به تسویه یک فروش است تا اطمینان حاصل شود مشتری فاکتور خود را به‌درستی و به‌موقع پرداخت می‌کند.

این شرایط معمولا در اسناد مختلف مثل سفارش فروش، فاکتور مشتری و صورت‌حساب تامین‌کننده تعریف می‌شود. شرایط پرداخت شامل موارد زیر است:

• تاریخ یا تاریخ‌های سررسید پرداخت
• تخفیف‌های مربوط به پرداخت زودتر از موعد
• سایر ضوابط و شرایط مربوط به پرداخت

طرح اقساط به مشتری این امکان را می‌دهد که مبلغ فاکتور را در چند بخش پرداخت کند. مبلغ هر قسط و تاریخ‌های پرداخت از قبل توسط فروشنده مشخص می‌شود.

پیکربندی

برای ایجاد شرایط پرداخت جدید، مراحل زیر را انجام دهید:

۱. به مسیر حسابداری › پیکربندی › شرایط پرداخت بروید و روی گزینه «جدید» کلیک کنید.

۲. در فیلد «شرایط پرداخت» یک نام وارد کنید. این نام هم در داخل سیستم و هم روی سفارش فروش نمایش داده می‌شود.

۳. اگر می‌خواهید برای پرداخت زودتر از موعد تخفیف نقدی در نظر بگیرید، گزینه «تخفیف زودهنگام» را فعال کنید و درصد تخفیف، تعداد روزهای تخفیف و میزان کاهش مالیات را وارد کنید.

۴. در بخش «شرایط مقرر»، مجموعه‌ای از قوانین را اضافه کنید تا مشخص شود چه مبلغی باید پرداخت شود و در چه تاریخی. تعریف این قوانین باعث می‌شود تاریخ‌های سررسید پرداخت‌ها به‌صورت خودکار محاسبه شوند. این ویژگی به‌ویژه در مدیریت طرح‌های اقساطی (شرایط پرداخت چندمرحله‌ای) کاربرد دارد.

۵. برای افزودن یک قانون جدید، روی «افزودن سطر» کلیک کنید، مقدار و نوع تخفیف را در قسمت «مبلغ قابل پرداخت» وارد کنید و سپس در قسمت «بعد از» تعداد روز یا ماه موردنظر برای سررسید را مشخص کنید.

۶. در ستون «پیش‌نمایش»، متنی را که می‌خواهید روی سند (مثل سفارش فروش یا فاکتور) نمایش داده شود، در کادر خاکستری وارد کنید.

برای اطمینان از درست بودن تنظیمات شرایط پرداخت، در سطر «نمونه» یک تاریخ فاکتور وارد کنید تا بر اساس این شرایط، مبلغ‌های قابل پرداخت و تاریخ‌های سررسید آن‌ها به‌صورت خودکار محاسبه و نمایش داده شود.

استفاده از شرایط پرداخت

شرایط پرداخت را می‌توان از طریق فیلد «شرایط پرداخت» در بخش‌های زیر تعریف کرد:

• مخاطبین: برای اینکه هنگام ایجاد سفارش فروش، فاکتور یا صورت‌حساب جدید برای آن مخاطب، شرایط پرداخت به‌صورت پیش‌فرض تنظیم شود. این گزینه در فرم مخاطب، تب «خرید و فروش» قابل ویرایش است.
• پیش‌فاکتورها و سفارش‌های فروش: برای اینکه شرایط پرداخت مشخصی به‌صورت خودکار روی تمام فاکتورهایی که از آن پیش‌فاکتور یا سفارش ایجاد می‌شوند، اعمال شود.

همچنین می‌توانید شرایط پرداخت را از طریق فیلد «تاریخ سررسید» و منوی کشویی «شرایط» در بخش‌های زیر تنظیم کنید:

• فاکتور مشتری: برای تعیین شرایط پرداخت خاص روی هر فاکتور.
• صورت‌حساب تامین‌کننده: برای تعیین شرایط پرداخت خاص روی هر صورت‌حساب.

ثبت اسناد

فاکتورهایی که دارای شرایط پرداخت خاص هستند، چند سند حسابداری جداگانه ایجاد می‌کنند؛ به‌طوری که برای هر تاریخ سررسید محاسبه‌شده، یک آیتم ثبت می‌شود.

این روش باعث می‌شود پیگیری و تطبیق پرداخت‌ها ساده‌تر شود، چون اودوو هر تاریخ سررسید را جداگانه در نظر می‌گیرد، نه فقط تاریخ نهایی تسویه. همچنین این کار به دقت بیشتر گزارش مانده‌حساب‌های دریافتنی کمک می‌کند.