فرایند صدور فاکتور
با توجه به نوع کسبوکار و اپلیکیشنی که استفاده میکنید، روشهای مختلفی برای خودکارسازی ایجاد فاکتور مشتری در اودوو وجود دارد. معمولاً سیستم بهصورت خودکار فاکتورهای پیشنویس را بر اساس اطلاعات سایر اسناد (مثل سفارش فروش یا قراردادها) ایجاد میکند، و حسابدار فقط کافی است آنها را تأیید کرده و فاکتورها را بهصورت گروهی (از طریق پست یا ایمیل) ارسال کند.
بسته به نوع فعالیت شما، میتوانید یکی از روشهای زیر را برای ایجاد فاکتورهای پیشنویس انتخاب کنید:
فروش
از سفارش فروش تا فاکتور
در بیشتر شرکتها، فروشندگان ابتدا پیشفاکتورهایی صادر میکنند که پس از تایید، به سفارش فروش تبدیل میشوند. سپس، بر اساس سفارش فروش، فاکتور پیشنویس ساخته میشود. در این مرحله چند گزینه وجود دارد:
- صدور فاکتور دستی: با استفاده از دکمه ایجاد فاکتور، فاکتور پیشنویس را ایجاد کنید.
- صدور فاکتور بر اساس مقدار سفارش داده شده: کل مبلغ سفارش قبل از ثبت حوالهی انبار صادر میشود.
- صدور فاکتور بر اساس مقدار تحویل شده: در بخش بعدی توضیح داده میشود.
حالت «صدور فاکتور بر اساس مقدار سفارش داده شده» معمولاً در فروشگاههای آنلاین استفاده میشود؛ زمانی که مشتری هنگام ثبت سفارش پرداخت را انجام میدهد و کالا بعداً ارسال میشود (پیشپرداخت).
در سایر موارد، توصیه میشود از روش «فاکتور دستی» یا «صدور فاکتور بر اساس مقدار سفارش داده شده» استفاده کنید. این روش به فروشنده اجازه میدهد تا در زمان دلخواه فاکتور را ایجاد کند و از بین گزینههای مختلف انتخاب کند:
- فاکتور کل سفارش
- فاکتور درصدی از مبلغ (پیشپرداخت)
- فاکتور برخی اقلام خاص
- فاکتور با مبلغ ثابت بهعنوان پیشپرداخت
این روش برای فروش کالاهای فیزیکی و خدمات هر دو مناسب است.
از سفارش فروش تا حوالهی انبار و سپس فاکتور
در کسبوکارهای خردهفروشی و فروش آنلاین، معمولاً فاکتور بر اساس حوالهی انبار صادر میشود، نه مستقیما از سفارش فروش. این روش برای شرکتهایی مناسب است که مقدار تحویلشده ممکن است با مقدار سفارش متفاوت باشد؛ مثلا در صنایعی مثل مواد غذایی که فاکتور بر اساس وزن واقعی (کیلوگرم) صادر میشود.
با این روش، اگر فقط بخشی از سفارش را تحویل دهید، فاکتور صرفاً برای همان مقدار تحویلی صادر میشود.
در صورتی که تحویل کالا بهصورت مرحلهای انجام شود (مثلاً بخشی حالا و باقی در آینده)، مشتری برای هر حوالهی انبار یک فاکتور جداگانه دریافت خواهد کرد.
سفارش فروش آنلاین تا فاکتور
در فروشهای اینترنتی، زمانی که سفارش به طور کامل پرداخت شود، سیستم بهصورت خودکار سفارش و سپس فاکتور را ایجاد میکند.
اگر در تنظیمات خود امکان پرداخت با چک یا درگاه بانکی را فعال کرده باشید، اودوو ابتدا فقط سفارش را ایجاد میکند و فاکتور زمانی ساخته میشود که پرداخت به صورت واقعی دریافت شود.
قراردادها
قراردادهای عادی تا فاکتور
اگر از قراردادها استفاده میکنید، میتوانید فاکتور را بر اساس زمان و مواد مصرفشده، هزینهها یا سطر ثابت خدمات و محصولات صادر کنید.
در این حالت، معمولاً هر ماه فروشنده بر اساس فعالیتهای انجامشده در قرارداد، فاکتور را صادر میکند.
فعالیتها میتوانند شامل موارد زیر باشند:
- خدمات یا محصولات ثابت که از سفارش فروشی مرتبط با قرارداد ایجاد شدهاند
- مواد مصرفی یا خریداریشده که دوباره برای مشتری فاکتور میشوند
- زمان و منابع بر اساس برگههای زمان (تایمشیت) یا خریدها (مثل برونسپاری)
- هزینههایی مثل سفر و اقامت که به مشتری منتقل میشوند
میتوانید فاکتور را در پایان قرارداد صادر کنید یا در طول مدت قرارداد، فاکتورهای میاندورهای بسازید.
این روش معمولاً در شرکتهای خدماتی استفاده میشود که مبنای فاکتوردهی آنها زمان و مواد مصرفشده است.
اما شرکتهای خدماتی که با قیمت ثابت کار میکنند، معمولاً از سفارش فروش معمولی استفاده میکنند.
ثبت اشتراک تا فاکتور
در قراردادهای اشتراکی، فاکتورها بهصورت خودکار و در بازههای زمانی مشخص صادر میشوند.
بازهی زمانی صدور فاکتور و اقلام یا خدماتی که باید فاکتور شوند، در تنظیمات همان قرارداد تعریف میشود.
سایر موارد
ایجاد فاکتور بهصورت دستی
کاربران میتوانند بدون استفاده از قرارداد یا سفارش فروش، فاکتور را بهصورت دستی ایجاد کنند.
این روش زمانی توصیه میشود که نیازی به مدیریت فرآیند فروش (مثل پیشفاکتور) یا کنترل تحویل کالا و خدمات نداشته باشید.
حتی اگر فاکتور را از سفارش فروش تولید کرده باشید، در برخی موارد خاص ممکن است نیاز به ایجاد فاکتور دستی داشته باشید، مثل:
- زمانی که باید فاکتور مرجوعی صادر کنید
- زمانی که میخواهید تخفیف خاصی اعمال کنید
- زمانی که نیاز دارید فاکتور ساختهشده از سفارش فروش را اصلاح کنید
- زمانی که باید برای موردی خارج از فعالیت اصلی شرکت فاکتور صادر کنید
ماژولهای خاص
برخی ماژولها هم میتوانند فاکتورهای پیشنویس را بهصورت خودکار ایجاد کنند، از جمله:
- برنامه اشتراک: برای صدور فاکتور سالیانه اعضا
- تعمیرات: برای صدور فاکتور خدمات پس از فروش
بازشمارهگذاری فاکتورها
در صورت نیاز، امکان بازشمارهگذاری فاکتورها وجود دارد، اما با محدودیتهایی:
- این قابلیت برای اسناد پیش از تاریخ قفل حسابها قابل استفاده نیست.
- در صورتی که شمارهگذاری با ماه ثبت فاکتور همخوانی نداشته باشد، عمل نمیکند.
- اگر باعث تکرار شمارهی فاکتور شود، اجرا نمیشود.
- ترتیب فاکتورها در لیست تغییری نمیکند.
این قابلیت برای شرکتهایی مفید است که قبلاً از نرمافزار دیگری استفاده میکردهاند و میخواهند در سال جدید ادامهی همان شمارهگذاری را در اودوو حفظ کنند.