فاکتور مشتری
فاکتور مشتری سندی است که توسط شرکت برای محصولات/خدمات فروختهشده به مشتری صادر میشود.
این فاکتور بیانگر مبالغ دریافتنی از مشتری است و پس از صدور، بدهی مشتری در سیستم ثبت میشود.
فاکتور مشتری میتواند شامل موارد زیر باشد:
- مبلغ کالاها و خدمات ارائهشده
- مالیاتهای فروش مربوطه
- هزینه حملونقل و بستهبندی
- سایر هزینههای جانبی
اودو از چندین جریان کاری (Workflow) برای صدور و پرداخت فاکتورها پشتیبانی میکند.
از مرحلهی پیشنویس فاکتور تا گزارش سود و زیان، فرایند صدور فاکتور شامل چند مرحله است که بسته به سیاست صدور فاکتور و وضعیت تحویل کالا یا خدمات به مشتری انجام میشود:
- ایجاد فاکتور
- تایید فاکتور
- ارسال فاکتور به مشتری
- پرداخت و تسویهحساب
- پیگیری پرداخت
- گزارشگیری
ایجاد فاکتور
فاکتورهای پیشنویس را میتوان بهصورت خودکار از روی اسناد دیگر مثل سفارش فروش یا سفارش خرید ایجاد کرد، یا بهصورت دستی از طریق داشبورد حسابداری و قسمت فاکتور ها ایجاد کرد.
هر فاکتور باید شامل اطلاعات لازم برای پرداخت سریع توسط مشتری باشد. هنگام ایجاد فاکتور، مطمئن شوید فیلدهای زیر بهدرستی تکمیل شدهاند:
-
مشتری: با انتخاب مشتری، اودوو اطلاعاتی مانند آدرس فاکتور، شرایط پرداخت ترجیحی، موقعیت مالیاتی، حساب دریافتنی و سایر جزئیات را بهصورت خودکار از اطلاعات مشتری روی فاکتور میآورد.
اگر لازم است برای همین فاکتور مقادیر را تغییر دهید، مستقیماً روی فاکتور ویرایش کنید. اما اگر میخواهید برای فاکتورهای بعدی هم تغییر اعمال شود، آنها را در اطلاعات مخاطب تغییر دهید. - تاریخ فاکتور: در صورتی که بهصورت دستی تعیین نشود، هنگام تأیید فاکتور، بهطور خودکار برابر با تاریخ روز تنظیم میشود.
- تاریخ سررسید یا شرایط پرداخت: مشخص میکند که مشتری تا چه زمانی فرصت دارد مبلغ فاکتور را پرداخت کند.
- دفتر روزنامه: بهصورت خودکار تنظیم میشود، اما در صورت نیاز میتوان آن را تغییر داد.
- ارز: ارزی که فاکتور بر اساس آن صادر میشود.
- محصول: با کلیک روی گزینهی «افزودن سطر» میتوانید محصول موردنظر را به فاکتور اضافه کنید.
- تعداد: تعداد محصولات یا خدمات فروختهشده.
- قیمت: مبلغ واحد هر محصول یا خدمت.
- مالیات: در صورت لزوم، مالیات مربوطه را انتخاب کنید.
زبانهی «گردش اسناد حسابداری» اطلاعات مربوط به ثبتهای حسابداری ایجادشده را نمایش میدهد. همچنین میتوانید در زبانهی «اطلاعات دیگر» جزئیات بیشتری مثل «ارجاع مشتری»، «موقعیت مالیاتی»، «شرایط تحویل» و موارد دیگر را اضافه یا ویرایش کنید.
تایید فاکتور
زمانی که اطلاعات سفارش فروش کامل شد، روی دکمهی «تایید» کلیک کنید. پس از تأیید، وضعیت سفارش به «ارسالشده» تغییر میکند و بر اساس تنظیمات سفارش فروش، سند حسابداری مربوط به آن بهصورت خودکار ایجاد میشود.
در این مرحله، اودوو برای هر فاکتور یک شمارهی منحصربهفرد از یک توالی از پیشتعریفشده اختصاص میدهد.
ارسال فاکتور
برای ارسال فاکتور به مشتری، روی گزینهی «ارسال و چاپ» کلیک کنید. اگر قالب پیشفرض فاکتور هنوز تنظیم نشده باشد، پنجرهای با عنوان «پیکربندی قالب فاکتور» باز میشود. پس از آن، در پنجرهی «ارسال»، روش ارسال فاکتور به مشتری را انتخاب کنید.
برای ارسال و چاپ چند فاکتور بهصورت همزمان، به مسیر «حسابداری ← مشتریان ← فاکتورها» بروید و فاکتورهای موردنظر را انتخاب کنید. سپس از منوی «عملیات» گزینهی «ارسال و چاپ» را بزنید. بعد از انجام این کار، در بالای فاکتورهای انتخابشده یک نوار اطلاعرسانی نمایش داده میشود که نشان میدهد این فاکتورها در صف ارسال و چاپ قرار دارند. این ویژگی کمک میکند تا از اجرای دوبارهی فرآیند بهصورت دستی جلوگیری شود، چون ممکن است پردازش تعداد زیاد فاکتورها کمی زمانبر باشد.
پرداخت و مغایرت گیری
در اودوو، یک فاکتور زمانی «پرداختشده» محسوب میشود که سند حسابداری مربوط به آن با تراکنش بانکی ثبت شده، مغایرت گیری شده باشد.
پیگیری مطالبات
قابلیت پیگیری مطالبات در اودوو به شرکتها کمک میکند تا وضعیت فاکتورهای مشتریان را دنبال کنند. با استفاده از این ویژگی میتوانید اقدامات مختلفی را برای یادآوری پرداخت به مشتریان تنظیم کنید؛ بسته به اینکه چند روز از موعد پرداخت مشتری گذشته است.
این اقدامات در قالب «سطوح پیگیری» تعریف میشوند و هر سطح زمانی فعال میشود که فاکتور تعداد مشخصی روز از موعد سررسید خود گذشته باشد. اگر برای یک مشتری چند فاکتور معوق وجود داشته باشد، پیگیری مطالبات روی فاکتوری انجام میشود که بیشترین تأخیر را دارد.
گزارشگیری
گزارشهای طرف حساب
دفتر طرف حساب:
این گزارش ماندهی حساب مشتریان و تامین کنندگان را نمایش میدهد. برای مشاهده آن، به مسیر «حسابداری ← گزارش ← دفتر طرف حساب» بروید.
دفتر طرف حساب:
برای بررسی فاکتورهای پرداختنشدهی مشتریان و تاریخهای سررسید آنها از این گزارش استفاده میشود. برای دسترسی، به مسیر «حسابداری ← گزارشها ← دفتر طرف حساب» بروید.
حساب های پرداختنی معوق:
برای مشاهدهی صورتحسابهای پرداختنشدهی تامین کنندگان و تاریخهای سررسیدشان از این گزارش استفاده میشود. مسیر دسترسی: «حسابداری ← گزارشها ← حساب های پرداختنی معوق».
سود و زیان
گزارش سود و زیان، جزئیات درآمدها و هزینههای شرکت را نشان میدهد.
ترازنامه
ترازنامه، وضعیت داراییها، بدهیها و سرمایهی شرکت را در یک زمان مشخص خلاصه میکند.