راهنمای سریع حسابداری
ترازنامه تصویری از وضعیت مالی شرکت در یک تاریخ مشخص است (برخلاف گزارش سود و زیان که عملکرد شرکت را در یک بازه زمانی بررسی میکند).
داراییها نشاندهندهی ثروت شرکت و اموالی هستند که در اختیار دارد.
داراییهای ثابت شامل ساختمانها و دفاتر میشوند، در حالی که داراییهای جاری شامل حسابهای بانکی و وجه نقد هستند.
مبلغی که مشتری باید پرداخت کند یک دارایی است، اما کارمند دارایی محسوب نمیشود.
بدهیها تعهداتی هستند که از رویدادهای گذشته بهوجود آمدهاند و شرکت باید در آینده آنها را پرداخت کند (مثل قبوض خدماتی، بدهیها و پرداختنشدن صورتحساب تأمینکنندگان).
میتوان بدهیها را منبع تأمین مالی شرکت هم در نظر گرفت، یعنی همان اهرم مالی.
حقوق صاحبان سهام مقدار سرمایهای است که توسط مالکان شرکت (بنیانگذاران یا سهامداران) تأمین شده، بهاضافهی سودهای انباشته یا زیانهای گذشته.
هر سال، سود یا زیان خالص ممکن است بهعنوان سود انباشته ثبت شود یا بین سهامداران بهصورت سود نقدی تقسیم شود.
به زبان ساده، آنچه شرکت مالک آن است (داراییها) از دو منبع تأمین مالی میشود: بدهیها (که باید بازپرداخت شوند) یا حقوق صاحبان سهام (سرمایه و سود).
تفاوت بین دارایی و هزینه:
- دارایی منبعی با ارزش اقتصادی است که یک شخص یا شرکت مالک آن است یا آن را کنترل میکند، با این انتظار که در آینده منفعتی ایجاد کند. داراییها در ترازنامه ثبت میشوند و معمولاً برای افزایش ارزش شرکت یا بهبود عملکرد آن خریداری یا ایجاد میشوند.
- هزینه بهای فعالیتهایی است که شرکت برای کسب درآمد پرداخت میکند.
گزارش سود و زیان عملکرد شرکت را در یک بازه زمانی مشخص، معمولاً یک فصل مالی یا یک سال مالی، نشان میدهد.
- درآمد: مبلغی است که شرکت از فروش کالا یا خدمات بهدست میآورد.
- بهای تمامشدهی کالاهای فروختهشده: هزینههایی است که مستقیما به تولید یا فروش کالا مربوط میشود (مثل هزینه مواد اولیه و نیروی کار).
- سود ناخالص: برابر است با درآمد حاصل از فروش منهای بهای تمامشدهی کالاهای فروختهشده.
- هزینههای عملیاتی: شامل هزینههای اداری، حقوق بخش فروش و تحقیق و توسعه، اجاره و قبوض، هزینههای متفرقه، بیمه و سایر هزینههایی است که خارج از بهای کالاهای فروختهشده یا بهای فروش قرار دارند.
مثالها
- تأسیس شرکت (سرمایه اولیه: حدود ۶۰۰,۰۰۰,۰۰۰ ریال)
- صدور فاکتور برای مشتری (۶۰,۰۰۰,۰۰۰ ریال + ۱۰٪ مالیات) و ارسال کالا
- ارسال کالا به مشتری
- بازپرداخت وجه به مشتری
- دریافت وجه از مشتری
- دریافت کالا از فروشنده (سفارش خرید: ۳۰,۰۰۰,۰۰۰ ریال)
- صدور صورتحساب فروشنده (مبلغ: ۳۰,۰۰۰,۰۰۰ ریال)
- صدور صورتحساب فروشنده (مبلغ: ۳۱,۲۰۰,۰۰۰ ریال ولی سفارش خرید ۳۰,۰۰۰,۰۰۰ ریال بوده)
- پرداخت صورتحساب فروشنده (۳۱,۲۰۰,۰۰۰ ریال + ۹٪ مالیات)
- خرید ساختمان (بر اساس قرارداد خرید)
- پرداخت مبلغ ساختمان
- استهلاک سالانه دارایی (۱۰٪ در سال)
- صدور فاکتور مشتری برای قرارداد خدمات سهساله (۱۸۰,۰۰۰,۰۰۰ ریال)
- شناسایی درآمد در هر سال (شامل سال اول)
- پرداخت مالیاتهای معوق
ثبت اسناد دفاتر روزنامه
هر سند مالی شرکت (مثل فاکتور، صورتحساب بانکی، فیش حقوق، یا قرارداد افزایش سرمایه) بهصورت یک ثبت سند دفتر روزنامه ثبت میشود و چند حساب را تحت تأثیر قرار میدهد.
برای اینکه یک ثبت روزنامه متعادل باشد، جمع کل بدهکارها باید با جمع کل بستانکارها برابر باشد.
نمونهها:
- تأسیس شرکت: سرمایه اولیه حدود ۶۰۰,۰۰۰,۰۰۰ ریال
- فاکتور مشتری: ۶۰,۰۰۰,۰۰۰ ریال + ۹٪ مالیات (یعنی در مجموع حدود ۶۵,۴۰۰,۰۰۰ ریال)
- دریافت وجه از مشتری: ۶۵,۴۰۰,۰۰۰ ریال
- صورتحساب فروشنده: سفارش خرید ۳۰,۰۰۰,۰۰۰ ریال ولی فاکتور ۳۱,۲۰۰,۰۰۰ ریال
- دریافت کالای فروشنده: سفارش خرید ۳۰,۰۰۰,۰۰۰ ریال
- خرید یک دارایی: حدود ۱۸۰,۰۰۰,۰۰۰,۰۰۰ ریال (بدون مالیات)
- پرداخت صورتحساب فروشنده: ۳۱,۲۰۰,۰۰۰ ریال + ۹٪ مالیات (حدود ۳۴,۰۰۸,۰۰۰ ریال)
- فروش نقدی (رسید فروش): حدود ۶۰,۰۰۰,۰۰۰ ریال
- پرداخت فاکتور مشتری با تخفیف ۵٪ بابت پرداخت زودهنگام: حدود ۶۲,۱۳۰,۰۰۰ ریال
- بستن سال مالی: سود مثبت و تقسیم ۵۰٪ آن بین سهامداران
مغایرتگیری
مغایرتگیری فرایندی است که طی آن آیتمهای ثبتشده در دفتر روزنامه برای یک حساب خاص بررسی و بدهکارها و بستانکارهای مرتبط با هم مطابقت داده میشوند.
هدف اصلی این کار، اتصال پرداختها به فاکتورهای مربوطه است تا وضعیت آنها بهعنوان «پرداختشده» علامتگذاری شود.
این مغایرتگیری معمولاً در حسابهای دریافتنی مشتریان و پرداختنی تأمینکنندگان انجام میشود.
سیستم اودوو در مواردی به صورت خودکار مغایرتگیری را انجام میدهد که:
- پرداخت مستقیماً روی همان فاکتور ثبت شده باشد.
- ارتباط بین پرداخت و فاکتور در زمان مغایرتگیری بانکی شناسایی شود.
مغایرتگیری بانکی
مغایرتگیری بانکی یعنی مقایسه و تطبیق سطرهای صورتحساب بانکی (که بانک ارائه میکند) با تراکنشهایی که در داخل سیستم ثبت شدهاند (مثل پرداخت به تأمینکننده یا دریافت از مشتری).
برای هر سطر در صورتحساب بانکی، سه حالت ممکن است وجود داشته باشد:
-
تطبیق با پرداختی که قبلاً ثبت شده:
مثلاً وقتی چکی از مشتری دریافت میشود، پرداخت در سیستم ثبت میگردد و هنگام بررسی صورتحساب بانکی با آن سطر مطابقت داده میشود. -
ثبت بهعنوان یک پرداخت جدید:
در این حالت، هنگام پردازش صورتحساب بانکی، سند روزنامهی مربوط به پرداخت ایجاد میشود و با فاکتور مرتبط مغایرتگیری میگردد. -
ثبت بهعنوان تراکنش دیگر:
مثل انتقال بانکی، برداشت مستقیم، کارمزدها و موارد مشابه.
سیستم اودوو معمولاً بیشتر تراکنشها را بهصورت خودکار مغایرتگیری میکند و فقط تعداد کمی از آنها نیاز به بررسی دستی دارند.
پس از پایان فرایند مغایرتگیری بانکی، مانده حساب بانکی در اودوو باید با ماندهی صورتحساب بانکی یکسان باشد.